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Gestión Documental o Gestor de Contenidos
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Gestión Documental para empresas

¿En qué consiste la gestión documental?

 

La gran cantidad de información generada en las empresas crece de manera exponencial, y esto puede suponer un problema si no se asegura una organización eficiente que favorezca la productividad de la empresa. Precisamente, la gestión documental permite pensar en todo el ciclo de vida de esa información que, transformada en documentos corporativos, pasa por distintos roles, en momentos diferentes de tiempo hasta que llega a su versión final.

 

¿Qué es un sistema de gestión documental?

 

Un sistema de gestión documental o software de gestión documental permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de documentos digitales dentro de compañía, de una forma centralizada y de acceso fácil y sencillo para manejar la información. Dentro de este ciclo o flujo de trabajo en el que normalmente participan varias personas o roles, se captura, revisa, aprueba, se cambia o se solicitan cambios de la información, dando lugar a un proceso que puede llegar a ser complejo, la gestión documental facilita y cubre con solvencia este trabajo.

La digitalización de documentos tiene la capacidad de centralizar, gestionar, distribuir y asegurar la información de una empresa.

 

Gestor de contenidos web

 

Un gestor de contenidos permite, además, no solo digitalizar la información, sino crear  y gestionar experiencias online, interacciones sociales y generar contenido relevante a través de múltiples canales para impulsar las ventas y la fidelización de forma rápida y sencilla.

 

Soluciones digitales de gestores de contenidos web

Existen muchos gestores de contenido, pero no todos ofrecen la funcionalidad que requiere el mercado actual. Los departamentos están evolucionando muy rápidamente y requieren de capacidades cada vez mayores que les permitan monitorizar el entorno y actuar antes que él. Por eso, en Neteris, apostamos por aquellas soluciones que transforman los tradicionales gestores de contenido en gestores de la experiencia digital (como por ejemplo Oracle WebCenter Content), permitiendo a los usuarios de Negocio:

  • gestor de contenidoCapturar, proteger, compartir y distribuir documentos e informes digitales de manera eficiente y eficaz.
  • Mejorar la eficiencia  operativa optimizando las comunicaciones y automatizando las tareas rutinarias.
  • Reducir los costes relacionados con la impresión, el envío y el almacenamiento de documentos empresariales.
  • Obtener de forma inteligente datos y automatizar el proceso de derivación y aprobación, además de permitir anotar y marcar las imágenes.
  • Automatizar rápidamente los procesos de negocio en Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise y JD Edwards EnterpriseOne.
  • Publicar los documentos y las páginas web como sitios web.
  • Contribuir y gestionar contenidos web en tiempo real, con interfaces intuitivas de arrastrar y pegar, diseñadas para los usuarios NO técnicos.
  • Mejorar significativamente la retención y la conversión de los visitantes del site inteligente apuntando a segmentos de clientes específicos con las recomendaciones y promociones pertinentes.
  • Crear y administrar reglas de Negocio que controlarán qué contenido será entregado a cada segmento de clientes.
  • Entregar contenido dinámico y ofrecer análisis predictivo, asegurando que entregamos el adecuado al usuario correcto en cualquier dispositivo.
  • Soluciones de análisis web y optimización del rendimiento de nuestro site inteligente, llegando incluso a generar informes analíticos de segmentos de usuarios individuales.

Sistemas de gestión documental en la nube

 

A todo lo anterior podemos añadir soluciones de gestión documental en la nube, como Oracle Documents Cloud Services o Oracle Sites Cloud Service, que permiten gestionar la documentación y distribuirla de manera más ágil y colaborativa en cualquier momento y en cualquier lugar, con cualquiera de sus dispositivos móviles.

Además, se consigue un entorno colaborativo de contenido en la nube, con una interfaz de usuario intuitiva que permite enriquecer las aplicaciones del negocio.  Impulsan la participación digital de los empleados y clientesa través del conjunto intuitivo de un gestor de contenidos, aplicaciones y procesos construyen sites orientados 100% a sus objetivos. 

 

Ventajas de las soluciones de gestión documental

  • Evita la pérdida de documentos corporativos y los asegura de forma centralizada.gestion documental
  • Disminuye las pérdidas de tiempo asociadas a la búsqueda de la información, ya que el acceso es central, único y desde cualquier lugar.
  • Documentos Seguros: Acceso a la información y a la documentación de manera segura y estructurada, nadie accederá a lo que no debe.
  • Aporta Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
  • Fomenta la colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
  • Facilita la captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos que después optimizan las búsquedas.
  • Automatiza la Integración de la documentación con los demás sistemas de la empresa: CRM, ERP, BI, CMS, Email, Fax, etc.
  • Recuperación de los documentos en formato electrónico así como el archivado de las copias físicas.
  • Le permitirá gestionar la distribución de forma sencilla a través de diferentes canales: Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc…
  • Workflows: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como por ejemplo un contrato), automatiza el proceso para los usuarios que tienen que crear, modificar y aprobar finalmente un contrato antes de la firma.

 

Si quieres saber más, contacta con nosotros.

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