FINANZAS Y CONTROLLING
AP AUTOMATION AUTOMATIZACION FINANCIERA
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  • ¿Cuantas facturas gestiona su empresa al mes?

  • ¿Se necesita orden de compra para todas las facturas?

  • ¿Hay asociado un proceso de aprobación para las facturas que no procedan de una orden de compra?

  • ¿Hay un procedimiento implementado para gestionar las discrepancias en las facturas?

Automatización Financiera de Cuentas a Pagar

Solución AP Automation

El volumen y la complejidad del proceso de registro y cotejo de facturas crece a medida que los negocios crecen. Las compañías necesitan dedicar cada vez más personal a procesar facturas ya que, en general los ERPs o software de gestión empresarial, no proveen de manera estándar de las herramientas necesarias para automatizar al 100% el proceso completo de cuentas a pagar.

De cara a implantar la solución más adecuada a cada negocio, es importante entender el contexto de cada compañía, así como su organización actual y sus procesos de gestión. Dependiendo de la funcionalidad de la solución elegida podemos disponer de una automatización total o parcial del proceso.

 

Soluciones de automatización de los procesos de cuentas por pagar

 

Para ello, en Neteris disponemos de distintas soluciones y un equipo de profesionales experto en la implementación de las mismas, capaces de garantizarle la mejor explotación del producto en función de sus necesidades, entre otras:

  • AutomatizacionBottomline Transform AP (Accounts to Pay): Comprende todos los puntos descritos anteriormente y automatiza al 100% el proceso. Es compatible con la digitalización certificada y permite el reemplazo del archivo físico
  • OCR + JD Edwards VMA + Gestor Documental: Usando software OCR y la funcionalidad VMA de JD Edwards podemos automatizar un gran volumen de facturas. Es una automatización casi completa, pero sin la funcionalidad de la gestión de aprobaciones.

 

Las soluciones de Bottomline Transform permiten la automatización de la gestión documental de carácter financiero, con el objetivo de mejorar la gestión económica de su empresa.

 

¿En qué consiste el proceso de automatización de cuentas por pagar?

 

Las empresas reciben las facturas por diversos medios como papel, medios electrónicos (pdf, fax, email) o interfases con otros sistemas (EDI o similar). Y los empleados, las clasifican en función de si son facturas asociadas o no a una orden de compra y las distribuyen entonces a los departamentos responsables para su aprobación.

En este punto, el ciclo se puede extender o complicar en función de la organización, pudiendo derivar en gestiones de las discrepancias con el proveedor, reclamaciones, etc.

Una vez aprobadas las facturas, estas se envían a los responsables de su registro en el programa de gestión. Este registro puede tratarse diferente en función de:

  1. finanzasSi la factura está asociada a una orden de compra y debo “cotejar” la información con la mercancía pedida o recibida.
  2. Si es una factura sin orden de compra (normalmente suministros u otros servicios) y solo debemos gestionar su contabilización.

Entonces las facturas se registran, se asocia su imputación a gastos y se contabiliza y finalmente llegado el vencimiento, se procede al pago. Según un estudio, el plazo promedio en un proceso manual para llegar a la contabilización son unos 14 días.

Durante ese plazo, no tenemos información financiera fiable. Nuestros departamentos de compras no saben que ha pasado con la factura, si se ha recibido o en qué estado se encuentra. Esto genera a su vez una cadena de correos, consultas, que aumenta el trabajo administrativo y no produce ningún beneficio.

Si logramos automatizar esas etapas del proceso no solo estamos ahorrando un proceso manual que no aporta ningún valor a nuestro negocio, sino que estamos mejorando nuestra visibilidad financiera, y podremos optimizar nuestro flujo de caja. Las empresas que han invertido en un sistema de automatización de cuentas a pagar logran unos tiempos promedio de 3 días para realizar estos mismos procesos.

Los elementos para automatizar un proceso de cuentas por pagar, básicamente son los siguientes:

  • Extraemos con la solución AP Automation la información de las facturas.
  • Usaremos un gestor documental que permita el archivo indexado de las facturas y el acceso a las mismas desde el software de gestión (ERP) para poder validar la información y reemplazar el archivo físico de las facturas.
  • Implementamos los workflows que permita la gestión de estos registros y las aprobaciones oportunas.

 

¿Qué ventajas se obtienen automatizando el proceso de factura de proveedores?

FINANZAS

  • Reducir sus tiempos de cobro al tener control en todo momento del estado de envío de sus facturas.
  • Enviar de manera segura y auditable de todos sus documentos.
  • Visualizar informes en tiempo real del estado de sus documentos, con información económica clara y organizada.
  • Integración con su Software de Gestión o ERP
  • Solución compatible con factura electrónica.
  • Mejorar su visibilidad financiera al reducir sus tiempos de gestión.
  • La interfaz de usuario le permite tomar acciones rápidas para reducir sus tiempos de reclamación y cobro.
  • Informes de gestión y workflows pre integrados reducen los tiempos de puesta en marcha.
  • Control de auditoría de sus procesos de gestión.



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