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ECM (Enterprise Content Management)
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  • ¿Estamos seguros de cumplir con nuestras obligaciones legales y reglamentarias con respecto a nuestro archivo de documentos y la gestión de los mismos?

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Gestion Documental para empresas

Gestor de Contenidos eficiente

Las ventajas que aporta la adopción de una solución de gestion documental son muchas y variadas en función del sector de la compañía que lo posee. En cualquier caso y generalizando, es evidente que tener la capacidad de centralizar, gestionar, distribuir y asegurar la información de una organización es, en sí mismo, un gran beneficio.

Es importante pensar en el ciclo de vida de la documentación, es decir, aquellos estados por los que pasa un documento corporativo hasta que llega a su versión final. En este ciclo de vida interactúan normalmente varias personas o roles, en distintos momentos del tiempo, que capturan, revisan, aprueban y cambian o solicitan cambios en la información, dando lugar a un proceso que puede llegar a ser complejo y que una solución de gestion documental cubre con solvencia.

Además de la obvía reducción del papel y su impacto medioambiental, a continuación resumimos algunas de las principales ventajas que una Solución de Gestion documental puede aportar a su Organización:

  • Evita la pérdida de documentos corporativos y los asegura de forma centralizada.gestion documental
  • Disminuye las pérdidas de tiempo asociadas a la búsqueda de la información, ya que el acceso es central, único y desde cualquier lugar.
  • Documentos Seguros: Acceso a la información y a la documentación de manera segura y estructurada, nadie accederá a lo que no debe.
  • Aporta Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los documentos.
  • Fomenta la colaboración entre usuarios para la creación, modificación y gestión de la misma documentación.
  • Facilita la captura y extracción de la información de los documentos en papel y la integración en el sistema de gestión documental como metadatos que después optimizan las búsquedas.
  • Automatiza la Integración de la documentación con los demás sistemas de la empresa: CRM, ERP, BI, CMS, Email, Fax, etc.
  • Recuperación de los documentos en formato electrónico así como el archivado de las copias físicas.
  • Le permitirá gestionar la distribución de forma sencilla a través de diferentes canales: Email, Fax, SMS, Correo Postal, FTP, Web, etc…
  • Workflows: Posibilidad de definir procesos sobre el ciclo de vida de un documento (como por ejemplo un contrato), automatiza el proceso para los usuarios que tienen que crear, modificar y aprobar finalmente un contrato antes de la firma.

A todo lo anterior podemos añadir todos los argumentos del CLOUD, ya que existen soluciones de gestion documental en la nube, o híbridas, que le permiten gestionar su documentación y distribuirla de manera más ágil y colaborativa.

Si quieres saber más, conoce nuestra metodología NIDA (Neteris Insights, Diagnostics & Actions) o solicita más información contactando con nosotros.

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