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JOB SHADOWING

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  • ¿Le preocupa que alguien importante de su departamento cause baja y no sabe cómo reemplazar su conocimiento?

  • ¿Está pensando en construir un modelo de Operaciones IT mixto con perfiles internos y externos?

Job Shadowing

Aportar valor al departamento IT

En numerosas situaciones, los departamentos de IT de las empresas no tienen lo suficientemente optimizadas sus tareas/procesos para ser eficientes y poder aportar valor al negocio. Cuando se habla de “aportar valor” al negocio siempre se apela a que es necesario hacer las cosas “más rápido”, con “mayor calidad” y al “menor coste” posible, lo cual siempre implica incrementar el equipo, con mayor experiencia y con el menor salario posible. Estas cuestiones, analizadas de forma conjunta, son difícilmente compatibles entre sí. Por eso, esta problemática se resuelve con las soluciones de Job Shadowing.

Neteris ha diseñado un modelo de trabajo en el que se permite analizar las tareas y procesos (internos / externos) del departamento IT para la externalización de aquellas tareas de soporte que sean de menos valor añadido para el cliente, y que están siendo realizadas por técnicos de mayor capacitación. Los objetivos serían los siguientes:

  • Optimizar costes de gestión y administración.
  • Liberación de recursos clave para destinarlos a tareas más productivas y/o proyectos de mejora continua.
  • Contar con los perfiles actualizados y adecuados para la realización de las tareas que desee externalizar.
  • Eliminar los canales de soporte no oficiales para optimizar el canal demanda – delivery.
  • Flexibilización respecto al número de recursos y capacidades necesarios para cubrir picos y valles de la actividad.
  • Eliminar las tareas rutinarias de la carga diaria de la empresa.

Neteris propone a sus clientes, como parte clave del proceso, la fase del “Job Shadowing” . En esta fase se analiza y se realiza un inventario detallado de todas y cada una de las tareas que el consultado realiza en el día a día, así como los canales de comunicación que utiliza a través de los cuales recibe las diferentes interacciones, con cualquier miembro de su organización. Para ello, un consultor experimentado se sentará con cada uno de los perfiles asociados al proceso durante un periodo de tiempo definido (que varía entre 4-6 semanas).

Objetivo

Verificar que todas las tareas que realiza el consultado son las acordes a su puesto y categoría, por los canales oficiales de la compañía. Se identificará la viabilidad de aquellas que no se encuentren correctamente asignadas, y en caso de ser necesarias, el perfil requerido para su realización, tanto interno como externo.

Job ShadowingFases del proceso de Job Shadowing

  • Identificación de tareas y procedimientos.
  • Identificación de Flujos de Comunicación.
  • Identificación de Timing & Prioridades & Factores de Éxito.
  • Identificación de tareas delegables en el usuario.
  • Identificación Inicial de Business Tasks.
  • Propuestas de resolución.

Tareas del consultor de Neteris que realizar en la fase de Job Shadowing

  • job shadowingIdentificar los proyectos a realizar para la eliminación de tareas superfluas que se realicen en la actualidad por parte de los diferentes perfiles analizados en el proceso.
  • Gestiona las iniciativas que surjan a partir del análisis realizado.
  • Analiza y propone tecnología para mejorar los procesos de negocio.
  • Analiza las best practices del sector y propone la aplicación total o parcial de las mismas.
  • Identifica cuellos de botella, proponiendo soluciones para su eliminación.
  • Participa en el modelo de indicadores (KPIs) para la medición de las tareas de IT a Negocio así como la mejora continua de los mismos.

El objetivo final del proceso es responder a la necesidad mostrada por el área de negocio al departamento IT. que se resume en hacerlo “más rápido”, con “mayor calidad” y al “menor coste” posible. Para ello, lo más eficiente es analizar el proceso en su globalidad, con todos sus intervinientes, realizando cambios que vayan más allá de la sustitución de personas y que se ubiquen en los procesos implementados para su realización.

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